Dentro da rotina de uma empresa, são diversos os processos que se tornam necessários, incluindo o processo de digitalizar documentos.
Por sinal, trata-se de algo que parece difícil para muitas pessoas. Mas, no decorrer da leitura dos próximos parágrafos, você verá como é simples ter seus documentos digitalizados rapidamente.
Por que digitalizar documentos é importante para a sua empresa
Antes de mais nada, é importante compreender que o processo em questão mais cedo ou mais tarde acaba se tornando necessário dentro de qualquer empresa que não abra mão da praticidade e da segurança.
Afinal, ter contratos e outros documentos em formato digital realmente é o tipo de coisa que facilita bastante a rotina.
Aliás…
Muitas pessoas não sabem, mas escanear e digitalizar na verdade não são sinônimos, uma vez que o segundo processo mantém o valor legal do documento, enquanto que o primeiro é basicamente uma “foto” dele. Mas, de fato, tratar estes termos como sendo a mesma coisa se tornou comum, inclusive no meio corporativo.
E é por isso que, nesse conteúdo, até mesmo com finalidade de facilitar seu entendimento, também será mantida essa linha de pensamento.
Hoje em dia, até mesmo um celular pode ser usado
É exatamente isso que você acabou de ler: se tratando de transformar um documento em algo digital, até mesmo um celular pode ser usado como ferramenta, quando necessário. E não são poucos os aplicativos, como o próprio Google Drive, que tornam isso possível.
O salvamento, especificamente, pode acontecer em mais de um formato (tudo depende do app que você escolher). Mas, de modo geral, o formato PDF acaba sendo um dos mais usados.
Guia de como digitalizar documentos da sua empresa de forma prática
Independentemente do que foi apresentado acima, o mais comum, dentro de um ambiente corporativo, é fazer a digitalização de documentos fazendo uso de uma impressora que tenha essa função.
Ou, em outras palavras, fazendo uso de uma impressora multifuncional, que também funcione como um scanner.
Mas, indo direto ao assunto, este é o passo a passo que você precisa seguir, tendo esse tipo de equipamento em seu escritório:
Passo 1: posicione corretamente o documento na impressora
É claro que, para digitalizar documentos, você precisa, antes de qualquer coisa, definir qual papel irá para o formato digital.
Escolha feita?
Ótimo!
Então, posicione o documento na bandeja da forma correta (com a parte a ser escaneada virada para baixo), abaixe a tampa e, por fim, clique na opção scanner do equipamento.
Passo 2: defina a cor que o documento deverá ter
Assim como nas funções de xerox e impressão, as multifuncionais também permitem que o usuário decida se quer seus documentos monocromáticos ou coloridos.
Então, aproveite essa possibilidade e escolha como quer que seu documento fique, em termos visuais. Feito isso, clique no botão que dará início à digitalização, para que a impressora comece seu trabalho.
É realmente algo extremamente simples, não é mesmo?
E o melhor é que as marcas que criam multifuncionais, como as renomadas Samsung e Epson, costumam disponibilizar aplicativos próprios que deixam tudo ainda mais prático e rápido.
Caso prefira usar o app de sua impressora, você também conseguirá terminar essa tarefa rapidamente:
Simplesmente posicione o documento dentro da bandeja, como ensinado acima, abra o aplicativo e, então, escolha a opção scanner, podendo clicar em escanear depois de configurar tamanho, cor e outros detalhes que julgar necessários.
Também é possível digitalizar documentos por meio do seu computador
Outro detalhe que muitas pessoas desconhecem diz respeito ao fato de que a digitalização em questão também pode ser feita a partir de um notebook ou computador. Afinal, quem trabalha em escritório costuma ter seus equipamentos desse tipo conectados de alguma forma a uma impressora.
E, se esta impressora for uma multifuncional, o passo a passo a ser seguido passa a ser esse abaixo:
Passo 1: coloque o respectivo documento na bandeja da impressora
Parece repetitivo, mas essa etapa não pode ser pulada, uma vez que há algo físico que precisa ir para o formato digital.
Então, coloque (da forma correta) o documento a ser escaneado dentro da bandeja, e feche-a.
Passo 2: ative a digitalização
Ao lado da opção “iniciar” do seu computador ou do seu notebook há uma barra de pesquisa, na qual você deverá buscar por “fax”, para conseguir escolher a opção “Fax e Scanner” em seguida.
Feito isso, uma janela irá abrir, mostrando sua multifuncional instalada. E, então, será hora de escolher iniciar uma nova digitalização.
Passo 3: faça suas configurações
Cor, tamanho, qualidade da imagem… Tudo isso pode ser configurado, de modo que o documento fique como esperado.
E, inclusive, também há a opção de pré-visualização do documento digitalizado: assim você consegue saber como ele de fato irá ficar.
Passo 4: clique em “digitalizar”
Por fim, será preciso apenas que você clique no botão onde está escrito “digitalizar” e escolha não só um nome para o documento, mas também o local onde ele deverá ficar salvo em seu computador ou notebook.
Pronto!
A impressora multifuncional irá fazer o trabalho dela e, quando ele for finalizado, o documento já poderá ser acessado no local determinado.
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